Σκέφτεστε να Ιδρύσετε Σωματείο στην Κύπρο; Η Διαδικασία Εγγραφής και οι Βασικές Υποχρεώσεις

Σκέφτεστε να Ιδρύσετε Σωματείο στην Κύπρο; Η Διαδικασία Εγγραφής και οι Βασικές Υποχρεώσεις

Το νομικό καθεστώς των Σωματείων στην Κυπριακή Δημοκρατία ρυθμίζεται από τον Περί Σωματείων και Ιδρυμάτων και για άλλα συναφή θέματα Νόμο του 2017 (104(I)/2017), ο οποίος καθορίζει τις προϋποθέσεις ίδρυσης, εγγραφής, λειτουργίας και εποπτείας οργανωμένων συνόλων μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα.

Στο παρόν άρθρο παρουσιάζεται η διαδικασία ίδρυσης Σωματείου στην Κύπρο βήμα προς βήμα, καθώς και οι βασικές υποχρεώσεις που έχει ένα Σωματείο μετά την εγγραφή του.

Τι είναι το Σωματείο

Το Σωματείο αποτελεί ένωση προσώπων που επιδιώκει κοινό σκοπό μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα. Δεν επιτρέπεται η διανομή κέρδους στα μέλη, ενώ η λειτουργία του βασίζεται στη συλλογική συμμετοχή και στη λήψη αποφάσεων μέσω των οργάνων του. Το Σωματείο αποκτά νομική προσωπικότητα μόνο μετά την εγγραφή του στο Μητρώο που τηρεί ο Έφορος Σωματείων.

Πιο κάτω παρατίθενται τα βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν για την ίδρυση και εγγραφή Σωματείου, σύμφωνα με τη σχετική νομοθεσία.

BHMA 1: ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΣΚΟΠΟΥ

Το πρώτο και πιο σημαντικό βήμα είναι να καθοριστεί ο σκοπός του Σωματείου. Ο σκοπός πρέπει να είναι νόμιμος, σαφής και μη κερδοσκοπικός. Συνήθεις σκοποί είναι αθλητικοί, πολιτιστικοί, φιλανθρωπικοί, κοινωνικοί.

ΒΗΜΑ 2: ΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΚΑΤΑΣΤΑΤΙΚΟΥ

Το καταστατικό είναι το βασικό έγγραφο του Σωματείου και καθορίζει τον τρόπο λειτουργίας του.

Συνήθως περιλαμβάνει:

• την επωνυμία
• την έδρα
• τον σκοπό
• τα μέλη
• τη διοίκηση
• τη διαδικασία λήψης αποφάσεων
• τον τρόπο τροποποίησης
• τον τρόπο διάλυσης

ΒΗΜΑ 3: ΙΔΡΥΤΙΚΑ ΜΕΛΗ

Η εγγραφή σωματείου στην Κύπρο απαιτεί τη συμφωνία τουλάχιστον 20 ιδρυτικών μελών. Τα μέλη αυτά, εγκρίνουν το καταστατικό, υπογράφουν την αίτηση και εκλέγουν προσωρινή διοίκηση. Τα μέλη του σωματείου είναι ισότιμα, εκτός αν το καταστατικό ορίζει διαφορετικά, ενω η ιδιότητα του μέλους είναι προσωπική και δεν μεταβιβάζεται.

ΒΗΜΑ 4: ΥΠΟΒΟΛΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΤΟΝ ΕΦΟΡΟ ΣΩΜΑΤΕΙΩΝ

Για εγγραφή νέου σωματείου, υποβάλλονται τα ακόλουθα έντυπα στον Επαρχο με βάση την έδρα του Σωματείου:

– «Σ1. Τύπος Α1 – Σωματείο» – Έντυπο αίτησης για εγγραφή Σωματείου
– «Σ2. Συστατική Πράξη Σωματείου»
– «Σ3. Υπογραφή καταστατικού Σωματείου»
– «Σ5. Μέλη διοικητικού Συμβουλίου Σωματείου»
– «Γενικό 1 – Τύπος Δ1, Υπεύθυνη δήλωση»

Επιπλέον σε περίπτωση εγγραφής σωματείου του οποίου οι δραστηριότητες και ενέργειες αφορούν ανήλικους, τότε υποβάλλεται πιστοποιητικό για κάθε μέλος του ΔΣ ότι δεν περιλαμβάνεται στο Αρχείο που τηρείται δυνάμει των διατάξεων του άρθρου 22 του Περί της Πρόληψης και της Καταπολέμησης της Σεξουαλικής Κακοποίησης, εκμετάλλευσης παιδιών και της παιδικής Πορνογραφίας Νόμου.

Το καταστατικό πρέπει να είναι μονογραμμένο σε όλες τις σελίδες του από τα ιδρυτικά μέλη.

Στην τελευταία σελίδα, το καταστατικό υπογράφεται από τον Πρόεδρο και τον Γραμματέα, με πλήρη αναγραφή του ονοματεπωνύμου τους, και φέρει τη σφραγίδα του σωματείου (αν υπάρχει).

Τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου θα πρέπει να υποβάλλουν πρόσφατο πιστοποιητικό λευκού ποινικού μητρώου, το οποίο να μην είναι παλαιότερο των τριών (3) μηνών.

Η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει από 1 έως 3 μήνες, ανάλογα με την αρτιότητα των εγγράφων.

Όταν η αίτηση εξεταστεί και εγκριθεί το Σωματειο, εγγράφεται στο Μητρώο και εκδίδεται το Σ4-Τύπος Γ1, Πιστοποιητικό Εγγραφής.

ΒΗΜΑ 5: ΕΓΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΑΠΟΚΤΗΣΗ ΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΤΗΤΑΣ

Μόνο μετά την εγγραφή στο Μητρώο το Σωματείο αποκτά νομική προσωπικότητα.

Από εκεί και μετά μπορεί:

• να έχει περιουσία
• να ανοίγει λογαριασμό
• να συνάπτει συμβάσεις

Είναι σημαντικό να γίνει αντιληπτό ότι η όποια κινητή ή ακίνητη περιουσία δοθεί πριν ή μετά τη σύσταση στο σωματείο, ανήκει στο σωματείο και όχι στους δωρητές ή στα μέλη. Σε περίπτωση διάλυσης του σωματείου, η περιουσία δεν διανέμεται στα μέλη και η νομική προσωπικότητα χάνεται μετά τη διάλυση του σωματείου. Σε περίπτωση διάλυσης του Σωματείου, ακολουθείται διαδικασία εκκαθάρισης και η περιουσία διατίθεται σύμφωνα με το καταστατικό και τη νομοθεσία, χωρίς να διανέμεται στα μέλη.

Ποιες είναι οι υποχρεώσεις του Σωματείου μετά την εγγραφή του

Μετά την εγγραφή του, κάθε Σωματείο έχει συγκεκριμένες υποχρεώσεις απέναντι στον Έφορο Σωματείων, τις οποίες πρέπει να τηρεί καθ’ όλη τη διάρκεια της λειτουργίας του.

Ειδικότερα, κάθε Σωματείο οφείλει:

• Να τηρεί ενημερωμένο κατάλογο μελών και να τον παρουσιάζει στον Έφορο όταν ζητηθεί.
• Να ενημερώνει τον Έφορο μέσα στο πρώτο τρίμηνο κάθε έτους για τυχόν εγγραφές ή διαγραφές μελών που έγιναν κατά το προηγούμενο έτος.
• Να γνωστοποιεί στον Έφορο οποιαδήποτε αλλαγή στη σύνθεση του διοικητικού συμβουλίου, μαζί με τα στοιχεία των μελών του.
• Να δηλώνει ότι πραγματοποιήθηκαν οι γενικές συνελεύσεις που προβλέπονται από το καταστατικό.
• Να ενημερώνει άμεσα τον Έφορο σε περίπτωση αλλαγής της έδρας ή των στοιχείων επικοινωνίας του Σωματείου.
• Το διοικητικό συμβούλιο του Σωματείου έχει υποχρέωση να τηρεί λογιστικά βιβλία στα οποία καταγράφονται όλα τα έσοδα και τα έξοδα, καθώς και κάθε οικονομική συναλλαγή.
• Στο τέλος κάθε οικονομικού έτους πρέπει να ετοιμάζονται οικονομικές καταστάσεις που να δείχνουν:
  • τα έσοδα του Σωματείου
  • τα χρήματα που εισπράχθηκαν και πληρώθηκαν
  • τις οφειλές και τις υποχρεώσεις

Οι οικονομικές καταστάσεις ελέγχονται από εγκεκριμένο ελεγκτή, εκτός αν τα ετήσια έσοδα του Σωματείου δεν υπερβαίνουν τις €40.000.

Οι λογαριασμοί πρέπει να υποβάλλονται στον Έφορο μέσα σε επτά (7) μήνες από τη λήξη του οικονομικού έτους, μαζί με τα σχετικά έντυπα που προβλέπει η νομοθεσία.

*Το παρόν άρθρο έχει καθαρά ενημερωτικό χαρακτήρα και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Για κάθε συγκεκριμένη περίπτωση συνιστάται η λήψη εξειδικευμένης νομικής καθοδήγησης, καθώς οι νομικές υποχρεώσεις και διαδικασίες μπορεί να διαφοροποιούνται ανάλογα με τα πραγματικά περιστατικά.